働き方が多様化し、「仕事は会社でするもの」という今までの常識が変わりつつあります。リモートワークや副業をする場合、自宅を作業場としている人も多いことでしょう。
しかし生活空間で仕事をしていると、集中力の維持が大変だったり、設備を整えなければならなかったりと、なかなか思うように作業が進まないことも。
そんななか、会社と自宅の他に作業できる場所として、シェアオフィスへの注目が集まっています。
この記事では、シェアオフィスとはどんなところで、使うメリット・デメリットにはどんなものがあるのかまとめていきます。
シェアオフィスってどんなところ？
シェアオフィスとは、作業スペースや会議室、打ち合わせスペースなどを個人や複数の会社で共用し、それぞれ独立して作業を行う場所のことです。
固定でデスクが決まっているわけではないため、自由に場所を選んでフリーアドレス形式で作業します。インターネットは無線Wi-Fiを利用可能です。
オープンスペース以外に個室があるのが一般的です。他に飲食できる場所、会議に適した場所、静かに作業する場所など、用途によってスペースが区切られています。
コワーキングスペースやレンタルオフィスとの違い
コワーキングスペース
シェアオフィスとコワーキング(Coworking)スペースの違いは、実は明確には定義されていません。
コワーキングスペースとは、各々が好きに場所を選んで作業できるオープンスペース、個室ではないスペースのことです。そのため、シェアオフィスの一機能として語られることもあります。
また、コワーキングスペースではコミュニケーション活性化に重点が置かれることが多いです。様々な個人や会社と交流することによって、新しいビジネスのアイデアが生まれやすくなります。
とはいえ、コワーキングスペースを利用するからと言って、必ずしもコミュニケーションしないといけないわけではありません。
私も普段コワーキングスペースを作業場として使っていますが、突然誰かに話しかけられた、みたいなことは一切ありません。一人で黙々と作業したいタイプの方も安心してください。
一方で、会員企業のパンフレットが置いてあったり、定期的に交流会が告知開催されているところもあります。一緒に働く仲間を見つけたい方にとっては嬉しい取り組みですよね。
運営会社によってコミュニケーション促進への考えに違いがあるので、利用前に中の雰囲気を一度確認しておきましょう。
レンタルオフィス
個人や企業が賃借して利用するオフィスのことです。ビルの1フロアに複数の企業がオフィスを持っているようなイメージですね。
都心の一等地のような賃料が高い場所にオフィスを借りたい場合、立地は完璧だけどお金がなくて借りられないということも。その点レンタルオフィスであれば、複数の企業で賃料を割ることになるのでコスト削減できます。
企業ごとにスペースが区切られているため、専有の固定電話を引いたり、仕事に必要な備品を保管したりもできて便利です。
近年では、シェアオフィスの個室をレンタルオフィスとして利用するケースも増えてきています。
サテライトオフィス
企業が本社とは離れた場所に設置するオフィスで、支店よりも規模が小さいものをいいます。
リモートワーク導入が促進されたことで、観光地にサテライトオフィスを設置し、社員が旅行も兼ねて利用できるようにする企業が増えて話題となりました。
残念ながら個人が作業スペースとして使うものではありません。
バーチャルオフィス
物理的な場所を持たず、バーチャル(仮想)空間に設置されたオフィスです。
郵便物の受付・転送、電話やFAX番号の利用、法人登記のための住所利用など、事業上の住所を利用することが目的の仕組みで、作業するための場所は存在しません。
個人事業主やフリーランスの場合、自宅を事務所として登記することになるため、自宅住所が公開されてしまうリスクがあります。その点、バーチャルオフィスを使えば、自宅公開のリスクがありません。
しかし業種によってはバーチャルオフィスでの開業はできない場合があるのでご注意を。
シェアオフィスのメリット、デメリット
メリット
集中力アップ
シェアオフィスの最大の魅力は、自宅で作業するよりも集中力が維持されることです。
自宅にいると誘惑がたくさんあるうえに、誰も見てないのをいいことにダラダラしがちになります。
作業専用の場に身を置けば、ダラダラモードからスイッチを切り替えることができます。真剣に作業する人が周りにいる環境だと、モチベーションアップにもつながりますね。
来客対応、会議がしやすい
打ち合わせがしたいときにも、シェアオフィスは便利です。受付の方が来客対応をしてくれるシェアオフィスもあります。
自宅で仕事しているとなかなか人を呼ぶことができません。頻繁に来客や会議が予想される場合は、シェアオフィスを活用しましょう。
他のフリーランスや企業との交流
シェアオフィスによっては、利用者同士の交流会を定期的に開催しているところもあります。
フリーランスとして一人で仕事をしていると行き詰まりがち。そんなときに相談できる人がいると心強いですよね。
日々の何気ない会話から新しいアイデアも生まれるかもしれません。
初期費用が安い
賃貸オフィスを借りるには敷金礼金や設備投資など、多額の初期費用が必要です。しかしシェアオフィスを使えば、賃貸でオフィスを構えるよりも格段に初期費用が安くてすみます。
まとまったお金を準備することができない場合でも使用開始できるので安心です。
設備・サービスが充実
シェアオフィスには安定していて高速なWi-Fiや複合機、シュレッダーが準備されています。
他にも充電器や文房具、卓上ライトなどの備品を貸し出してくれるので、自分でわざわざそろえる必要がありません。
フリードリンクが提供されているところも多く、コーヒーや紅茶などの飲み物を自由に飲むことができます。
シェアオフィスを利用する際には、どんな設備・サービスがあるのか事前にチェックしておきましょう。
郵便受けや登記への住所使用
オプションプランとして郵便受けや登記への住所使用ができるシェアオフィスもあります。
郵便物をシェアオフィスで受け取れたり、名刺に載せる住所に使えたりするので、他に事務所を持っていない人には嬉しいサービスです。
デメリット
セキュリティ上の不安
シェアオフィスでは不特定多数の人が利用するため、セキュリティ上の不安があります。
防犯カメラの設置や会員登録時の審査などで万が一のことがないように備えられています。パソコンを開いたまま席を離れないなど、個人レベルでも対策が必要です。
仕事内容によっては、電話や打ち合わせの際にも周りに気を遣わなければいけません。
混雑時には席の確保が難しい
席が決まっているわけではないので、利用者が多い時間帯には思うように席の確保ができない場合があります。
いつも使っている席がうまっていて作業できなければ、ストレスを感じることもあるでしょう。
周囲の話し声が聞こえる
会話に対する指定は運営会社によって様々です。なかには特に会話を規制していないシェアオフィスもあります。
近くで他の人が電話や打ち合わせをしていると、気になってしまう場合も。静かなスペースが確保できそうか確認する、ノイキャン機能のあるイヤホンを準備するなど、事前に対策しておくのが賢明です。
まとめ
複数の企業や個人で共有するシェアオフィスは、働き方が多様化していくなかで需要が高まっています。
設備が整っていて集中力がアップするなどのメリットがある一方で、使い方を間違えればセキュリティ上の危険にさらされてしまうこともあります。
それぞれのオフィスの特徴を理解し、自分のスタイルにあった場所を選んで、快適な仕事環境を手に入れましょう！！